О том, что делать бухгалтеру, если работник не отчитался вовремя по подотчетной сумме, рассказали финансисты

karnavalfoto   /   Shutterstock.com

Чтoбы нe былo рaзнoглaсий с прoвeряющими, oргaнизуйтe рaбoту с пoдoтчeтными лицaми с учeтoм пoслeдниx рaзъяснeний Минфинa Рoссии и ФНС Рoссии (письмo Минфинa Рoссии от 1 февраля 2018 г. № 03-04-06/5808).

1.   Регулярно проверяйте наличие просроченной дебиторской задолженности, числящейся по счету 208 00. Например, можно проводить такой контроль два раза в месяц при начислении зарплаты. Дебиторка   считается просроченной, если подотчетник нарушил установленный в учреждении срок возврата денег. Причем по командировочным расходам установлен единый срок представления авансового отчета и окончательного расчета –   в течение 3 рабочих дней по возвращении из командировки.

2.   О всех случаях просрочки докладывайте руководителю учреждения. С согласия работника руководитель может принять решение об удержании подотчетной суммы   не позднее 1 месяца со дня окончания срока возврата аванса. Размер удержания при каждой выплате зарплаты   не может превышать 20%.

3.   Если работник не согласен на удержание из зарплаты долга по подотчетной сумме, по истечении 1 месяца со дня окончания срока возврата аванса   исчислите с этой суммы НДФЛ   и   начислите страховые взносы. Если не удержите НДФЛ, вероятно, придется   отстаивать свою позицию в суде. Причем суды   не всегда поддерживают в этом вопросе работодателей.

4.   Если впоследствии работник все-таки добровольно вернет деньги, можно провести перерасчет взносов и подать уточненный Расчет по страховым взносам в налоговую. Однако, при проверке налоговики могут поставить под сомнение законность такого перерасчета. Дело в том, что Налоговым кодексом возможность подобных корректировок прямо не предусмотрена – есть только   разъяснения Минтруда России,   ПФР   и   ФСС России, основанные на утративших силу нормах Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

5.   Если сотрудник уволился, а долг по подотчетной сумме полностью не погашен,   сделайте проводку: Дебет   209   30   560 Кредит   208   ХХ   660. Продолжайте учитывать эту просроченную дебиторку по счету 209   30 до ее погашения бывшим сотрудником в добровольном или судебном порядке. Если вернуть деньги не получится, спишите дебиторку с баланса в общем порядке.

Комментирование и размещение ссылок запрещено.

Комментарии закрыты.